Automatyzacja ankiet / formularzy w Google

Uwielbiam cyferki i wiele rzeczy staram się w swoim życiu automatyzować i optymalizować. Sprawdź, co Ty możesz usprawnić u siebie i odzyskać czas dla rodziny lub na rozwój biznesu.

Kiedyś, wychodząc rano do pracy, żona poprosiła o wyniesienie śmieci. Prosta czynność, bierzesz worek, idziesz do pojemnika, otwierasz, wyrzucasz i wracasz. Przecież to jest moment, nawet tego nie zauważasz.

Dlaczego o tym piszę, ponieważ takie drobnostki mogą wpłynąć na nasze życie (często nazywamy je efektem motyla). 

Sytuacja ze śmieciami zaczęła się powtarzać, żona prosi, mąż wynosi. Czułem się, jak taki rycerz na białym koniu co ratuje księżniczkę z opresji. No dobra, trochę popłynąłem z tym porównaniem, ale okazało się, że takie wyrzucanie rano śmieci miało swoje konsekwencje, potrafiłem spóźnić się do pracy.

SmartNews - okiem praktyka
analityka, e-commerce i marketing


Wszystko w jednym miejscu, najciekawsze wiadomości
wprost na Twoją skrzynkę 

Zaobserwowałem zależność pomiędzy wyrzucaniem śmieci, miejscem, gdzie jest zaparkowany samochód i o której wychodzę z domu.

Teraz możesz, pomyśleć: Inteligent się znalazł. Wiadomo, późno wychodzisz z domu, to spóźnisz się do pracy.

I tutaj Cię zaskoczę, w firmie często byłem osobą, która była jako pierwsza i zawsze miałem duży zapas czasu.

Policzyłem ile zajmuje wyrzucenie śmieci, okazało się, że w zależności gdzie mam zaparkowany samochód to ta prostą czynność zajmuje ~2 minuty.

Żartujesz? robisz dramat o 2 minuty, przecież to nic takiego.

Niby nic, ale z moich dalszych obserwacji wynikało, jeśli wychodzę o pewnej stałej godzinie z domu, następnie mam duże prawdopodobieństwo, że trafię na korki na kilku skrzyżowaniach, a to wiąże się z wydłużeniem czas dojazdu do pracy. Wyglądało na to, że Ci wszyscy kierowcy, mieli swój rytuał wychodzenia z domu i w podobnym momencie trafialiśmy na skrzyżowania.

To tylko 2 minuty, a okazywało się, że konsekwencje w dalszym działaniu wynosiły 15-20 minut.

Żona do tej pory potrafi mi wypomnieć, że kiedyś obliczyłem ile zajmuje wyrzucenie śmieci.

Tak jak pisałem, uwielbiam cyferki i często przyglądam się temu ile czasu zajmuje dana czynność.
Jeśli coś jest powtarzalne, zastanawiam się czy mogę to zoptymalizować oraz zautomatyzować.

A teraz mały eksperyment, jak zaoszczędziłem 1-2h dziennie.

Jak wiesz, zajmuję się analityką internetową, więc wszystko, co dam radę, śledzę i mierzę, szczególnie jeśli chodzi o kwestie biznesowe.

Kiedyś usiadłem i zrobiłem testy wrzucania POSTów do Social Media. Nad niektórymi spędziłem kilka minut, a innymi 30-45 min, aby ciekawie je napisać, następnie zadbać o interakcję z użytkownikami.

I co, pewnie te ręcznie napisane posty były SUPER?

Okazało się, że różnica pomiędzy moim ładnie przygotowanym postem, a prostym o określonej strukturze, była tak mała w kwestii działań biznesowych, że moja inwestycja w taki post była nieopłacalna.

Zawsze możesz powiedzieć, kiepski z Ciebie copywriter, nie umiesz pisać i dlatego nie było zaangażowania. Jest taka szansa, jednak nadal nie zmienia to faktu, że … różnica pomiędzy takimi postami jeśli chodzi o mój czas była nieopłacalna. Jeśli mam takich postów wrzucać kilka dziennie na różne kanały SM to nie będę miał czasu na inne ważniejsze rzeczy.

Dlatego u siebie wykorzystuję system typu ZAPIER / INTEGROMAT / INTEGRATLY oraz PUBLER aby te procesy zautomatyzować. Poniżej widać kilka takich przykładowych automatycznych postów, które trafiają na moje kanały.

Stworzyłem automatyzację i śmigają one w tle, tworząc content w Social Media, tak aby coś działo się na moich kanałach, ja w tym czasie mogę robić to co ma większy wpływ na mój biznes.

Wolę wrzucać taki content z mojego serwisu, niż jak agencja wrzuci mi kotka czy pieska i zapyta jak mija dzień.

Do brzegu, porozmawiajmy o konkretach o tym jak automatyzować ankiety / formularze w google

 

Ostatnio przerabiając kurs Bartka Popiela (Liczy Się Kampania) oraz Maćka Aniserowicza (Mailketing), zwrócili uwagę, że duży wpływ na to jak działają ze swoją społecznością jest zapytanie subskrybentów, jakie mają problemy, czym się interesują. Takie pytanie jest często realizowane właśnie z wykorzystaniem formularzy / ankiet w Google, co ogranicza nas z dalszą prostą i automatyczną komunikacją do odbiorcy. Zapisujemy wyniki takiej ankiety i co? No właśnie, często nic, wyciągamy wnioski i działamy już później ręcznie.

Często w ankietach prosimy o podanie adresu e-mail, aby z tą osobą nawiązać kontakt, bądź wysłać z automatu wyniki ankiety. Ale można zrobić też dużo więcej i usprawnić to wszystko. O tym dalej w moim artykule.

Ile czasu może zająć wysłanie takiego e-maila do konkretnej osoby?

2,3,4,5 … 10 minut? Możesz próbować np. eksportować adresy e-mail z ankiety do pliku csv, zaimportować je do systemu mailowego (jeśli wcześniej otrzymałeś na to zgodę) i kombinować z dalszymi działaniami, aby wysłać odpowiednie info.

Załóżmy, że wysłanie takiego e-maila zajmie Ci ~3 minuty, chociaż obstawiam, że pewnie więcej. Otworzyć przeglądarkę, odpalić plik z ankiety, skopiować adres e-mail … itd, ale załóżmy, że to tylko 3 minuty.

Spodziewasz się, że otrzymasz ~300 wypełnionych ankiet. Oznacza to, że poświęcisz na taką komunikację ~900 minut, czyli ~15 godzin. Najprawdopodobniej nie zrobisz tego w jednym rzucie, a z doskoku. Wiadomo, pracując tak, wytracamy naszą koncentrację na wcześniej wykonywanym zadaniu i tracimy dodatkowo czas.

Załóżmy, aby obsłużyć 300 ankiet, potrzebujesz 20 godzin.

Jeśli kiedyś liczyłeś, ile wynosi Twoja godzina pracy, to zakładam, że jest to kwota 50-200 zł. Przyjmijmy do prostszej matematyki, że jest to 100 zł/h.

20×100 zł – koszt obsługi 300 ankiet, może wynieść ~2000 zł – teoretycznie możemy to nazwać kosztem utraconych korzyści. Oczywiście, jeśli wysyłasz takie maile bardzo spersonalizowane do danej osoby i piszesz coś od siebie to nawiązujesz relację, której automat nie jest w stanie zbudować. Ale mój przykład uwzględnia tylko przesłanie zwykłych „suchych” podsumowań bądź pewnego rodzaju maila zaczepnego z jakimś bonusem za wypełnienie ankiety.

Czy istnieje prostszy i zautomatyzowany sposób obsługi takich ankiet?

TAK, możemy ustawić automat, który zareaguje na wypełnienie ankiety i przekaże dane ustawione w ankiecie do kolejnych systemów, pozwalając w ten sposób przyspieszyć wszystko i nawiązać już pierwszy kontakt z Twoim odbiorcą. 

Wyobraź sobie, że ktoś wypełnia ankietę, podaje adres e-mail, a po kilku minutach dostaje specjalny bonus, dodatkowo zostaje u Ciebie zapisany na liście mailowej. Możesz też zrobić tak, że konkretne pytania z ankiety są to Twoje tagi, które możesz wykorzystać przy oznaczeniu Twojego subskrybenta jeśli już jest na Twojej liście mailowej. Czyli wg nomenklatury speców od mailingu otagować ich, że jest to np. zaangażowany subskrybent lub osoba o konkretnych zainteresowaniach. 

Jak zbudować integrację formularza google z systemem mailingowym?

 

Korzystając z systemu integratly (link z moim refem:), który na razie świetnie wypada cenowo względem znanego zapiera (szczególnie, że za darmo dają dość dużo możliwości), możemy zintegrować nasze wyniki ankiety z opcją automatycznego zapisu naszego użytkownika do systemu mailingowego. Ja to zrobię na podstawie GetResponse, natomiast Ty masz możliwość zrobienia tego również w innych systemach mailowych.

Krok 1 – Stwórz formularz

Korzystając z https://docs.google.com/forms/ stwórz formularz / ankietę, którą udostępnisz czytającym. 

Ważne, aby w formularzu zawrzeć pole e-mail oraz dodać informacje o tym, że wyślesz info na ten adres.

Krok 2 – stwórz powiązanie ankiety / formularza z Google Sheet

Czyli taki odpowiednik excela, ankiety najwygodniej jest później analizować w oparciu o taki format danych i sprawdzać odpowiedzi. Dodatkowo taka forma integracji, pokaże możliwości, jakie w przyszłości możesz wykorzystać do innych celów

Jak widzisz, po wypełnieniu ankiety, moje dane z adresem e-mail oraz odpowiedziami trafiają do takiego pliku.

Krok 3 – działamy z Integratly

Jeśli nie posiadasz konta w systemie, to zakładając konto z mojego polecenia dostanę kilka dodatkowych automatyzacji w prezencie. Z góry dziękuję za takie wsparcie.

Kliknij tutaj aby przejść do integratly

 

Ustawiamy połączenie Google Sheets + nasz system mailingowy (w moim przypadku GetResponse) i wybieramy:
– w kroku 1 – stworzenie nowego wiersza w Google Sheets
– w kroku 2 – stwórz kontakt w GetResponse – ewentualnie innym systemie

Następnie konfigurujemy połączenie pobierania nowego wpisu do ankiety z mechanizmem automatycznego dodania osoby na listę w GetResponse na wskazaną listę, gdzie uruchomi się automatyzacja.

Połączenie polega na zalogowaniu i uwierzytelnieniu w Google oraz ustawienia wymaganego połączenia z systemem mailingowym, w zależności od platformy czasami wymagane jest podanie klucza do API w innym może być zalogowanie przez specjalny adres URL.

 

W konfiguracji Google Sheets ustawiamy plik razem z arkuszem, z którego integrately pobiera szczegóły wypełnionej ankiety

W przypadku GetResponse, wybieramy pola, które mają zostać uzupełnione przy dodaniu nowego subskrybenta do listy, w tym przypadku lista nazywa się „quiz_form”, którą wcześniej ustawiłem w systemie mailingowym.

Podsumowując

Sprawdź jak to działa u mnie, wypełnij ankietę, podaj adres e-maili, zapisz się na listę, otrzymasz specjalny bonus powitalny, oraz … sprawdź – wypełnij ankietę, nie pożałujesz.

Tak stworzoną automatyzacją, zbieramy dane do naszej ankiety oraz nawiązujemy później bezpośredni kontakt z osobami, które odpowiedziały na nasze pytania. Korzystając z systemu do automatyzacji, mamy również możliwość zrobienia dodatkowych działań. Dodania takiego kontaktu do CRM’a, wysłania np. sms jeśli posiadamy nr telefonu, wstawienia do custom audience do Facebooka, tworząc w ten sposób z automatu osoby do których później możemy wysyłać reklamy .

 

A tutaj wersja video z pokazanym krok po krokiem jak to ustawiałem u siebie.

Kliknij tutaj aby przejść do integratly

Ostatnio polecane artykuły