Zakaz ChatGPT w firmie nie działa. Polityka AI na jedną stronę

Szef zakazuje ChatGPT, bo boi się o dane klientów. Następnego dnia handlowiec wkleja do darmowego czatu maila od klienta, żeby szybciej odpisać. Księgowa streszcza w nim umowę. Nikt nikomu nie mówi, bo przecież jest zakaz.

Kamila Kierzek-Mechło i Radosław Mechło w książce „Zatrudnij AI, odzyskaj czas” piszą, że regularnie trafiają na firmy, których cała polityka AI to zakaz korzystania z jakichkolwiek narzędzi. Ludzie i tak z nich korzystają, a do tego nie wiedzą, co dzieje się z danymi, które wklejają. Wniosek autorów jest krótki:

Dlatego zakazy są najgorszą formą kontroli.

Zgadzam się. Zamiast zakazu proponuję jasne zasady na jednej stronie, które da się przeczytać w pięć minut. Poniżej piszę, co powinna zawierać taka polityka AI w firmie, i daję szablon do skopiowania.

Co się dzieje, kiedy firma zakazuje korzystać z AI

Autorzy przywołują raport firmy CalypsoAI. Według niego „niemal połowa pracowników przyznaje, że używa w pracy narzędzi sztucznej inteligencji mimo oficjalnego zakazu, a aż 58% wprowadza do nich dane wrażliwe, w tym informacje o klientach i wewnętrzne dokumenty”.

Takie korzystanie z narzędzi AI po cichu nazywa się shadow AI. Ludzie nie robią tego ze złej woli. Mają za dużo pracy, a narzędzie jest za darmo w przeglądarce. Zakaz tej potrzeby nie usuwa, a firma przestaje widzieć, co i gdzie trafia.

Druga skrajność to „niech AI robi wszystko”. Polityka AI ma znaleźć miejsce pomiędzy.

Czy polityka korzystania z AI jest obowiązkowa

Nie znam przepisu, który każe małej firmie mieć dokument nazwany „polityką AI”. Obowiązki prawne i tak masz. Jeśli pracownik wkleja do narzędzia AI dane osobowe klienta, firma przetwarza je w zewnętrznym systemie i obowiązuje ją RODO, tak samo jak przy każdym innym dostawcy. Do tego dochodzą umowy o poufności z klientami i tajemnica przedsiębiorstwa.

Wewnętrzna polityka AI ogranicza kilka rodzajów ryzyka naraz: wyciek poufnych danych, naruszenie ochrony danych osobowych, błąd w treści wysłanej do klienta i decyzję, której nikt nie sprawdził. Osobny temat to prawa autorskie. Jeśli firma chce mieć wyłączne prawa do logo albo kampanii marketingowej zrobionej z pomocą AI, to pytanie do prawnika.

Unijny AI Act dzieli systemy AI według ryzyka. W uproszczeniu, za książką:

• zakazane: na przykład scoring społeczny, rozpoznawanie emocji w pracy i w szkole, zdalna identyfikacja biometryczna w czasie rzeczywistym w miejscach publicznych (z wyjątkami dla służb),
• wysokiego ryzyka: systemy, które wpływają na zatrudnienie, edukację, zdrowie albo dostęp do usług finansowych, z obowiązkiem dokumentacji, nadzoru człowieka i kontroli,
• ograniczonego ryzyka: na przykład czatboty, przy których człowiek ma wiedzieć, że rozmawia z AI,
• minimalnego ryzyka: na przykład filtry spamu.

Mała firma, która używa AI do tworzenia maili, opisów produktów i tekstów w marketingu, zwykle jest w tej ostatniej grupie. Gdy postawisz czatbota na stronie, wchodzisz w obowiązek informowania. AI Act w wersji przyjętej w 2024 roku wymaga też, żeby firmy używające AI zadbały o odpowiednią wiedzę o AI u swoich ludzi. Przepisy i terminy wciąż się zmieniają, więc tę część traktuj jako orientację. To nie jest porada prawna. Jeśli masz wątpliwości, czy Twoje zastosowanie nie trafia do wyższej kategorii, decyduje prawnik.

Co powinna zawierać polityka AI w firmie

Wzorcowe polityki AI mają często kilkanaście stron i w dużych organizacjach to ma sens. W firmie na kilka czy kilkadziesiąt osób dokumentu na dwadzieścia stron nikt nie przeczyta, więc nikt się do niego nie zastosuje. Mnie interesuje to, czego ludzie faktycznie użyją w środę o 16:00, gdy klient czeka na odpowiedź. Dobra polityka AI to krótkie wytyczne. Podręcznik compliance dopiszesz później, jeśli w ogóle będzie potrzebny. Na jedną stronę wchodzi siedem rzeczy.

Pierwsza to lista dozwolonych narzędzi i kont. Firmowe konto w płatnym planie to co innego niż prywatne darmowe konto. W wielu darmowych i prywatnych kontach rozmowy mogą służyć do trenowania modelu, chyba że ktoś to wyłączy. Plany firmowe zwykle domyślnie tego nie robią i dają umowę powierzenia danych. Sprawdź warunki konkretnego narzędzia, zanim wpiszesz je na listę publicznych narzędzi AI, z których wolno korzystać.

Druga to czego nigdy nie wklejać. Autorzy w „7 zasadach bezpiecznego użycia AI w firmie” piszą:

Unikaj wprowadzania informacji zawierających dane osobowe, finansowe, prawne czy know-how firmy do ogólnodostępnych narzędzi. Ustal jasne procedury, co wolno, a czego nie.

Trzecia to co wolno bez pytania. Ta lista jest równie ważna jak zakazy, bo bez niej ludzie albo pytają o wszystko, albo o nic.

Czwarta to kto weryfikuje wynik. Model potrafi wymyślić liczbę, przepis albo nazwisko i podać je pewnym tonem. Zasada z książki:

AI to doradca, nie decydent. Końcowe decyzje, podpisy, publikacje i wdrożenia powinny być zawsze przemyślane przez człowieka.

Air Canada przekonała się o tym w 2024 roku. Jak opisują autorzy, sąd uznał, że za błędną informację czatbota na stronie odpowiada linia lotnicza, a argument o „niezależnym” czatbocie nie pomógł.

Piąta to oznaczanie treści AI tam, gdzie trzeba. Czat na stronie mówi, że jest AI. Grafika albo nagranie, które udaje prawdziwą osobę lub zdarzenie, ma podpis. Szkicu maila poprawionego przez AI nie musisz oznaczać, ale wysyła go człowiek pod własnym nazwiskiem.

Szósta to co robić po wpadce. Ktoś wkleił bazę klientów do darmowego czatu? Ma to zgłosić tego samego dnia i nie dostać za to kary. Jeśli za zgłoszenie grozi kara, nikt nie zgłosi.

Siódma to kto jest właścicielem dokumentu i kiedy go aktualizuje. Autorzy piszą, że polityka AI powinna być „dokumentem żywym, regularnie aktualizowanym w miarę rozwoju technologii i zmian prawnych”. Ja proponuję przegląd co kwartał i przy każdej zmianie narzędzi.

Szablon polityki AI do skopiowania

Nawiasy kwadratowe uzupełnij u siebie. Resztę możesz wziąć prawie bez zmian.

Część	Treść
Po co	Chcemy, żeby wszyscy korzystali z AI, bo oszczędza czas. Ta strona mówi, jak robić to bez ryzyka dla klientów i firmy.
Dozwolone narzędzia	Do pracy używamy tylko [narzędzie, plan firmowy] na kontach firmowych. Prywatne i darmowe konta nie służą do spraw firmy. Nowe narzędzie zgłaszasz do [osoba], odpowiedź w ciągu [3 dni roboczych].
Nigdy nie wklejasz	Hasła, klucze API i dane logowania. Bazy i listy klientów. Dane osobowe: imię z nazwiskiem, adres, telefon, e-mail, PESEL. Dane o zdrowiu. Umowy, oferty z cenami dla konkretnego klienta, dokumenty kadrowe. Niepubliczne dane finansowe i sekrety techniczne.
Możesz bez pytania	Treści już opublikowane, opisy produktów, szkice maili i postów bez danych klienta, notatki ze spotkań po usunięciu nazwisk, kod bez haseł i kluczy.
Gdy nie wiesz	Zamień nazwiska i kwoty na [KLIENT A] i [KWOTA]. Dalej nie wiesz: pytasz [osoba].
Weryfikacja	Za tekst, liczbę i decyzję odpowiada osoba, która je wysyła. Wszystko, co idzie do klienta, urzędu albo do publikacji, czyta człowiek. Liczby, cytaty, nazwiska i przepisy sprawdzasz w źródle.
Decyzje o ludziach	AI nie decyduje o zatrudnieniu, zwolnieniu, ocenie pracownika ani o odmowie klientowi. Może przygotować materiał, decyzję podejmuje człowiek.
Oznaczanie	Czat na stronie i automatyczne odpowiedzi mówią wprost, że to AI. Grafiki i nagrania udające prawdziwe osoby albo zdarzenia oznaczamy.
Wpadka	Wkleiłeś coś z listy zakazanej: mówisz [osoba] tego samego dnia. Za zgłoszenie nie ma kary.
Szkolenie	Nowa osoba: 30 minut z tą stroną i trzema przykładami z naszej pracy. Raz na kwartał 30 minut dla wszystkich: co się zmieniło, jakie były wpadki.
Właściciel	[osoba]. Przegląd co trzy miesiące i przy każdej zmianie narzędzi. Ostatnia zmiana: [data].

Jedna strona nie zastąpi umów z dostawcami ani analizy zgodności z przepisami dla systemów wysokiego ryzyka. Za to ludzie ją przeczytają i zapamiętają, a wdrożenie polityki AI nie zamieni się w projekt prawny na pół roku.

Jak szkolić pracowników z bezpiecznego korzystania z AI

Wysłanie dokumentu mailem nikogo nie przeszkoli.

Najlepiej działa przejście przez politykę na przykładach z waszej pracy. Bierzesz trzy prawdziwe sytuacje z ostatniego tygodnia: mail od klienta z reklamacją, ofertę dla nowego kontrahenta, opis produktu. Przy każdej pytasz zespół, co można wkleić, co trzeba zanonimizować, a czego nie wolno. Różnice zdań pokazują, gdzie polityka jest niejasna. Poprawiasz ją od razu.

Przy okazji pokaż, jak model się myli. Poproś go o przepis prawa albo statystykę z Twojej branży i sprawdźcie razem w źródle. Po jednym takim pokazie zespół inaczej czyta pewne siebie odpowiedzi.

Zasady dla ludzi i dla agentów

W porównywarce cen, którą prowadzę, agent AI opracowuje część nowych ofert. Pracuje na danych, które i tak są publiczne: tytułach, ISBN-ach, stronach księgarń. Dostał krótką listę tego, czego nie wolno mu zgadywać, i tego, co ma oddać człowiekowi. Pisałem o tym przy spisywaniu procesu przed wdrożeniem AI.

Polityka AI dla zespołu wyznacza te same granice: jakie dane wchodzą, czego nie zgadujemy, kto zatwierdza to, co wychodzi na zewnątrz. Gdy firma przechodzi od czatu do automatów i agentów, ta strona przydaje się drugi raz, bo te granice trzeba wpisać w automat. Jak odróżnić, gdzie wystarczy reguła, a gdzie potrzebny jest model, opisałem w tekście agent AI czy zwykła automatyzacja.

Kiedy jedna strona nie wystarczy

Tam, gdzie AI ma wpływ na rekrutację, ocenę ludzi, zdolność kredytową albo zdrowie, jedna strona to za mało. Część takich zastosowań AI Act zalicza do wysokiego ryzyka, a do tego dochodzą przepisy branżowe. Tam polityka powstaje razem z prawnikiem i osobą od bezpieczeństwa.

Nie zadziała też polityka, która leży w folderze na dysku i nikt o niej nie wie, ani lista dozwolonych narzędzi, za które firma nie zapłaciła. W tym drugim przypadku ludzie wrócą do darmowych wersji i przestaną o tym mówić.

Uważaj też, żeby pisanie polityki nie stało się kolejnym projektem na kwartał. Spisanie tych zasad zajmuje jedno popołudnie. Jeśli zajmuje dłużej, lepiej umówić się na pakt na dwa tygodnie i poprawiać dokument w trakcie.

Chcesz, żeby Twój zespół korzystał z AI na co dzień i wiedział, czego do niego nie wklejać? Prowadzę warsztaty z AI dla zespołów, na których razem spisujemy taką stronę na przykładach z Twojej firmy. Napisz do mnie.