Wdrożenie utknęło w planowaniu? Zamień plan na dwutygodniowy pakt

Firma chce wdrożyć nowy proces, automatyzację albo zmianę na stronie. Powstaje plan: faza 0, analiza, warsztaty, wymagania, harmonogram na kwartał. Wygląda to poważnie. Po trzech miesiącach jest kolejna wersja planu, a klienci nadal nie widzą żadnej zmiany.

Plan daje poczucie, że sprawa jest pod kontrolą, ale sam niczego do klienta nie dowiezie.

Anne-Laure Le Cunff opisuje w książce „Małe życiowe eksperymenty. Jak radzić sobie z presją celów i nie bać się zmian” inne podejście. Pisze o życiu i karierze, a jej narzędzie dobrze pasuje też do wdrożeń w firmie.

Pułapka odległego celu

Le Cunff nazywa klasyczne cele „liniowymi”. Wyznaczasz odległy wynik i zakładasz, że dojdziesz do niego prostą drogą. Taki cel jest jednak daleko i zależy od wielu rzeczy poza Twoim wpływem, więc łatwo zamienia się w źródło stresu albo w kolejną rundę planowania.

W firmie brzmi to tak: „zwiększymy konwersję o kilka procent” albo „zautomatyzujemy obsługę zamówień”. Wydaje się konkretne, a nie mówi, co zrobić w poniedziałek. Wynik zależy od ruchu, sezonu, konkurencji, nawet od pogody, więc start łatwo odkładać do czasu, aż wszystko będzie przemyślane.

Pakt: jedno działanie i termin

W miejsce celu autorka proponuje pakt:

Pakt to prosta i powtarzalna czynność przybliżająca cię do spełnienia twoich autentycznych ambicji, niezależnie od rzeczywistego wyniku każdej próby. Ma on prosty schemat: Podejmę [działanie] przez [czas trwania].

Pakt opisuje działanie i nie zależy od wyniku. Ma też koniec. Le Cunff podaje przykłady: zamiast „przebiegnę maraton” pisze „będę biegać w każdą niedzielę przez sześć tygodni”, a zamiast „napiszę książkę” proponuje „będę pisać każdego dnia roboczego przez następne sześć miesięcy”. Dodaje, że pakt działa dzięki rozpędowi, a motywacja nie jest do tego potrzebna.

W firmie mogłoby to wyglądać tak:

Cel liniowy	Pakt
Zwiększymy konwersję sklepu.	Przez dwa tygodnie testujemy jedną zmianę na liście produktów i codziennie sprawdzamy, czy działa.
Zautomatyzujemy obsługę klienta.	Przez 10 dni roboczych automat przygotowuje szkice odpowiedzi na jeden typ pytań, a człowiek je zatwierdza.
Uporządkujemy dane w CRM.	Przez dwa tygodnie codziennie czyścimy 50 rekordów i zapisujemy, jakie błędy się powtarzają.

Czy pakt się udał, łatwo sprawdzić: zrobiliśmy to albo nie. Wynik biznesowy dalej mierzymy, tylko eksperyment uznajemy za udany wtedy, gdy czegoś się z niego dowiedzieliśmy.

Jeden pakt naraz

Kusi, żeby od razu uruchomić kilka eksperymentów. Le Cunff wprost to odradza i pisze, że „nie ma więc pośpiechu, by od razu zacząć realizować wszystkie swoje pomysły naraz”.

W firmie ma to jeszcze większe znaczenie. Trzy równoległe pilotaże wymagają trzy razy więcej koordynacji i żaden nie dostaje pełnej uwagi. Lepiej wybrać najmniejszą wersję jednej zmiany, która wciąż ma sens, i doprowadzić ją do końca.

Przegląd w pięć minut

Do oceny przebiegu autorka proponuje narzędzie „Plus-Minus-Następnie”: trzy kolumny na to, co poszło dobrze, co poszło źle i co robimy dalej.

W zespole sprawdza się to jako krótki przegląd na koniec tygodnia. Najwięcej uwagi wymaga ostatnia kolumna. Powinno w niej stać jedno konkretne działanie na następny tydzień. Nowy plan albo „lepiej zrozumieć problem” się nie liczą. Jeśli przegląd trwa dłużej niż jedna kawa, zaczyna się z niego robić kolejna faza planowania.

Po terminie: trzy drogi

Pakt ma koniec, więc w którymś momencie trzeba zdecydować, co dalej. Le Cunff opisuje trzy możliwości:

1. Wytrwaj. Eksperyment działa, więc go przedłużasz.
2. Wciśnij pauzę. Eksperyment pochłania za dużo energii albo koliduje z ważniejszymi rzeczami, więc go zawieszasz.
3. Zmień kierunek. Eksperyment ma sens, ale potrzebuje zmiany, na przykład węższego albo szerszego zakresu.

Na tej liście nie ma opcji „zacznijmy coś zupełnie nowego, bo ten temat już nas nudzi”. A to częsta pokusa po dwóch tygodniach, kiedy pierwsza ekscytacja minęła i zostało najtrudniejsze, czyli dokończenie.

Kiedy pakt nie wystarczy

Tam, gdzie zmiana jest duża, droga i trudna do cofnięcia, pakt planu nie zastąpi. Migracja systemu księgowego, zmiana dostawcy płatności czy wdrożenie dotykające danych wrażliwych wymagają przygotowania i jasnych kroków.

Pakt może też posłużyć za wymówkę. Jeśli wiadomo, co trzeba zrobić, a zespół nazywa to „eksperymentem”, żeby nie odpowiadać za wynik, to po prostu odkłada decyzję.

Plan na kwartał daje spokój, pakt na dwa tygodnie daje informację. Małą zmianę z jasnym terminem i krótkim przeglądem łatwiej dowieźć do klienta niż wielką fazę 0.

Masz w firmie wdrożenie, które od miesięcy jest „w przygotowaniu”? Napisz do mnie. Zastanowimy się razem, jak zamienić je w pierwszy pakt na dwa tygodnie.