Blog
Wdrożenie AI za 120 tys. zł i setki złych maili. Zacznij od procesu
Otwórz komputer, uruchom ChatGPT i poczekaj, aż zrobi coś za Ciebie. Nie wydawaj polecenia, nie dawaj danych, nie mów, co ma powstać.
Nic się nie stanie. Taki test proponują Kamila Kierzek-Mechło i Radosław Mechło w książce „Zatrudnij AI, odzyskaj czas”. Wygląda na żart, a pokazuje rzecz, na której stoi każde wdrożenie AI: model wie o Twojej firmie tylko tyle, ile mu opiszesz. Kiedy opisu brakuje, zgaduje.
120 tysięcy złotych za szybszy chaos
W tej samej książce jest historia średniej firmy, która chciała zautomatyzować marketing. Właściciel, zachęcony reklamami i rozmowami z partnerami, podpisał roczną umowę na drogi system do automatyzacji marketingu oparty na AI.
System miał pracować na danych z CRM. Baza była jednak częściowo nieaktualna, źle podzielona na segmenty i pełna duplikatów. Nikt nie ustalił, co firma chce mówić i do kogo. Zespół marketingu nie przeszedł szkolenia. Skończyło się setkami wiadomości z błędnymi danymi klientów, zirytowanymi odbiorcami i kosztami ponad 120 000 zł. Żadnego z założonych celów firma nie osiągnęła.
Autorzy zamykają tę historię zdaniem:
AI samo nie rozwiązuje problemów, ono tylko przyspiesza działania.
System zrobił szybciej i na większą skalę to, co w firmie już było: bałagan w danych i brak decyzji, do kogo i po co piszemy. Potem firma wróciła do punktu wyjścia i zaczęła od jednego narzędzia, szkolenia zespołu i małego zakresu. Gdyby od tego zaczęła, wydałaby dużo mniej.
Wiedza w głowie to jeszcze nie proces
Autorzy pracowali z dziesiątkami firm. Według nich co najmniej 90% z nich nie ma spisanych procesów albo ma je spisane niedokładnie. Wiedza o tym, jak coś się robi, siedzi w głowach pracowników, często tylko w głowie właściciela. Proponują prosty sprawdzian:
Jeśli inna osoba nie może tego odtworzyć bez zadawania wielu pytań, to nie jest to proces.
Dopisałbym do tego jedno. Model językowy jest właśnie taką „inną osobą”, z tą różnicą, że trudniej z nim pracować niż z nowym pracownikiem. Nowa osoba w zespole zapyta, kiedy czegoś nie wie. Model zapełni lukę czymś, co brzmi wiarygodnie, i powie to pewnym tonem.
Jak to wyglądało u mnie
Prowadzę Upoluj eBooka, porównywarkę cen e-booków. Porównywarka regularnie pobiera od księgarń pliki z ofertami. Gdy w pliku pojawia się produkt, którego jeszcze nie znamy, trafia do tak zwanego bufora. Ktoś musi wtedy zdecydować, czy podpiąć go pod istniejącą kartę książki, założyć nową kartę, czy zablokować. Księgarnie bez przerwy dodają nowe tytuły, więc to codzienna robota.
W sierpniu 2026 rozpisałem ten proces od początku do końca, od wiersza w pliku księgarni do ceny widocznej na stronie. Pracowałem na kodzie panelu i strukturze bazy, bez polegania na pamięci i na tym, „jak zawsze to robimy”. Wyszło kilka rzeczy, których nie było na żadnej liście:
- System odróżniał e-booka od audiobooka na trzy sposoby, zależnie od miejsca. W jednym z nich wystarczyło słowo „audio” w tytule.
- Minimalna cena, od której oferta w ogóle się liczyła, miała trzy różne wartości w trzech miejscach.
- Automatyczne łączenie porównywało tylko identyczne napisy, a redaktor szukał w pełnej wyszukiwarce. Stąd wrażenie, że „automat nic nie łączy, a ja znajduję to w dwie sekundy”.
- Słowem „łączenie” nazywaliśmy w rozmowach trzy różne operacje.
Gdybym w tym miejscu wpiął agenta AI, odziedziczyłby wszystkie trzy definicje audiobooka i mylił się szybciej niż ktokolwiek z nas. Rozjazd z formatami poprawiliśmy następnego dnia, bez żadnego AI. Wystarczyło, że ktoś zobaczył go czarno na białym.
Co dostał agent zamiast polecenia „ogarnij bufor”
Dziś część pozycji z bufora opracowuje agent AI. Dostał opis procesu i trzy reguły:
- Jeśli ISBN jest w pliku albo na stronie księgarni, szukaj karty po ISBN.
- Jeśli ISBN-u nie ma, weź ze strony księgarni pełny tytuł, autorów i wydawcę. Połącz z kartą tylko wtedy, gdy zgadzają się utwór, format, autorzy i wydawca.
- W każdym innym przypadku nie zakładaj nowej karty. Odłóż pozycję i napisz redaktorowi, czego brakuje i co już sprawdziłeś.
Jest tam też zdanie, które w wolnym przekładzie z technicznego brzmi tak: „brak dopasowania przy braku ISBN to nie jest zgoda na założenie nowej karty, bo tak powstają duplikaty”.
Każdą z tych reguł znali wcześniej ludzie, ale nie znał jej system. Agent nie jest mądrzejszy od redaktora. Pracuje szybciej i się nie męczy, a bez tych kilku zdań produkowałby duplikaty w tym samym tempie.
Jak spisać proces w jedno popołudnie
Stustronicowa procedura nie jest potrzebna. Autorzy piszą wprost, że wystarczy tabela w Excelu albo lista kroków w dokumencie. Ja zapisuję sześć rzeczy. Dla bufora wyglądają tak:
| Co zapisać | Przykład z porównywarki |
|---|---|
| Cel: po co ten proces istnieje? | Każda oferta księgarni trafia pod właściwą kartę książki. |
| Wejście: co jest na starcie? | Nowy produkt z pliku księgarni: tytuł, ISBN, format, cena. |
| Wynik: jak wygląda „gotowe”? | Oferta podpięta pod kartę albo odłożona z opisem powodu. |
| Decyzje: kto wybiera i na jakiej podstawie? | Połączyć, założyć kartę czy zablokować. Rozstrzyga ISBN. |
| Zakazy: czego nie wolno zgadywać? | ISBN-u i formatu. E-book to nie audiobook. |
| Wyjątki: kto dostaje to, czego nie da się rozstrzygnąć? | Redaktor, razem z opisem tego, co sprawdzono. |
Przy wypełnianiu tabeli trzymam się kilku zasad. Zaczynam od jednego procesu, takiego, który wraca co tydzień, zabiera dużo czasu i najczęściej kończy się poprawkami. „Cała firma” na start to za dużo.
Opisuję to, co się naprawdę dzieje, a nie to, co powinno. Najlepiej usiąść obok osoby, która to robi, albo zajrzeć do systemu. U mnie największym odkryciem całego ćwiczenia była różnica między tym, co „wszyscy wiedzą”, a tym, co faktycznie robił kod.
Najwięcej czasu poświęcam decyzjom i zakazom, bo od nich zależy, czy wystarczy zwykła automatyzacja, czy potrzebny jest model AI. Więcej o tym piszę w tekście o regułach, automatach i agentach.
Daj opis komuś, kto tego nie robi
Ostatni krok jest najprostszy. Daj kartkę osobie spoza procesu i poproś, żeby przeszła z nią kilka prawdziwych przypadków. Każde pytanie, które zada, pokazuje dziurę w opisie. Autorzy „Zatrudnij AI” mówią o tym tak:
Dobra procedura to taka, do której nie można zadać pytania.
Jeśli człowiek przejdzie przez proces bez pytań, model też ma szansę. Tam, gdzie człowiek by utknął, model pójdzie dalej i coś wymyśli.
Kiedy spisywanie procesu staje się wymówką
Spisywanie procesów też może być sposobem, żeby niczego nie wdrażać. Jeśli opis jednego procesu zajmuje miesiąc, to już odkładanie decyzji. Mnie wystarcza jedna strona, jedno popołudnie i jeden test z drugą osobą. Potem automat na małym zakresie i pomiar, ile czasu naprawdę oszczędza.
Masz w firmie proces, który „wszyscy znają”, ale nikt go nie spisał, i myślisz o oddaniu go automatyzacji albo agentowi AI? Napisz do mnie. Zaczniemy od jednej strony opisu. Na zakup narzędzia przyjdzie czas później.